Privacy dell'estensione per Teams e Meet

La presente informativa riguarda esclusivamente l'estensione per browser Kulmin — Teams Speaker Bridge + Live Coach (di seguito "l'estensione"), distribuita tramite Chrome Web Store e Microsoft Edge Add-ons. L'estensione opera all'interno delle pagine web di Microsoft Teams e di Google Meet durante una call, e nelle pagine dell'app web Kulmin per ricevere l'avvio e la chiusura della sessione.

L'ambito di trattamento dei dati dell'estensione è volutamente più ristretto rispetto a quello del servizio Kulmin nel suo complesso. L'informativa privacy completa della piattaforma è disponibile alla pagina /privacy.

Quando l'utente è in una call web di Microsoft Teams o di Google Meet e ha avviato una sessione Kulmin, l'estensione legge dalla pagina l'indicatore di chi sta parlando e registra chi parla e quando. L'estensione non mostra nulla dentro la scheda della call: i suggerimenti del Live Coach compaiono solo nella pagina di Kulmin.

L'audio della call non passa dall'estensione: per la registrazione in diretta lo cattura l'app web Kulmin, come descritto nell'informativa alla pagina /privacy.

L'estensione raccoglie esclusivamente il minimo necessario ad attribuire i turni di parola a una sessione di registrazione:

• Nomi visualizzati dei partecipanti — i nomi così come Microsoft Teams o Google Meet li mostrano già nella propria interfaccia (es. l'etichetta di chi sta parlando). L'estensione non cerca, non arricchisce e non deriva alcun dato identificativo aggiuntivo.
• Identificativo del partecipante — il codice che la pagina di Teams o di Meet assegna al riquadro di ciascun partecipante, quando la pagina lo espone; in Teams, se manca, un'etichetta costruita con il nome. Serve solo a distinguere i partecipanti tra loro durante la sessione.
• Timestamp in millisecondi — il momento di ogni cambio di speaker, espresso in modo relativo all'inizio della sessione di registrazione/coaching in corso (non dati di identità basati sull'orario assoluto).
• Metadati di sessione/connessione — l'identificativo della sessione Kulmin attiva e lo stato della connessione, usati per instradare gli eventi su chi parla alla call corretta.
• Segnalazioni tecniche di malfunzionamento — se durante una sessione l'estensione per 30 secondi non riesce a riconoscere chi parla (di solito perché Teams o Meet hanno cambiato la pagina), può inviare a Kulmin una segnalazione con piattaforma, indirizzo del sito (per esempio teams.microsoft.com), metodo di riconoscimento tentato, durata e tipo e versione del browser (user agent). La segnalazione non contiene nomi, audio né contenuti della call.

Gli eventi su chi parla sono trasmessi tramite una connessione autenticata (WebSocket) al server di Kulmin, dove vengono collegati alla trascrizione della call per attribuire le battute a chi le ha pronunciate. Le segnalazioni di malfunzionamento viaggiano con una richiesta autenticata allo stesso server. L'estensione non invia dati a Microsoft, a Google o ad altri terzi.

Se la call non viene salvata, Kulmin cancella dal server i nomi raccolti dall'estensione: subito, quando l'utente sceglie di non salvare o scarta la registrazione; se invece la pagina si chiude senza una scelta, alla prima sessione avviata dallo stesso studio dopo 24 ore. Se la call viene salvata, i nomi restano con la call e si cancellano quando la call viene cancellata.

Il prodotto evita deliberatamente i dati sensibili e le categorie particolari. L'estensione non raccoglie, non trasmette e non conserva:

• l'audio della call;
• il video o i fotogrammi della webcam;
• i messaggi di chat o il contenuto della chat della riunione;
• il contenuto dello schermo, le condivisioni schermo o gli screenshot;
• dati biometrici o impronte vocali (voiceprint). L'attribuzione degli speaker deriva unicamente dai nomi che Teams o Meet visualizzano nella propria interfaccia — mai da analisi di voce o volto.

Questa è una scelta progettuale intenzionale, affinché l'estensione non tratti dati biometrici ai sensi dell'art. 9 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) (categorie particolari di dati personali).

• Titolare del trattamento (data controller): l'organizzazione cliente che adotta Kulmin e decide quali call registrare e per quali finalità.
• Responsabile del trattamento (data processor): Kulmin, che tratta i nomi dei partecipanti, i loro identificativi e i timestamp per conto del Titolare e secondo le sue istruzioni.

Il Data Processing Agreement (DPA) ai sensi dell'art. 28 GDPR è disponibile su richiesta.

Quando l'utente, dopo aver effettuato il login all'applicazione web Kulmin, avvia una registrazione o una sessione di Live Coach, l'app consegna all'estensione tramite postMessage l'identificativo della sessione e un codice di abbinamento monouso valido 5 minuti; solo se quel codice non è disponibile consegna il token di accesso dell'utente. Il token può anche essere incollato a mano nel pannello dell'estensione. L'estensione conserva localmente (tramite chrome.storage) l'URL del backend, il token di accesso quando è stato consegnato e la sessione attiva, in modo che la connessione sopravviva ai riavvii del service worker; il codice di abbinamento non viene salvato. Il pulsante di uscita nel pannello dell'estensione cancella il token e la sessione salvati.

Nessun dato viene venduto né condiviso con terze parti a fini pubblicitari, né utilizzato per finalità estranee a quelle qui descritte.

La presente è un'informativa sintetica relativa alla sola estensione. L'informativa privacy completa, i tempi di conservazione e le procedure per l'esercizio dei diritti dell'interessato sono mantenuti all'interno dell'applicazione Kulmin alla pagina /privacy; l'elenco dei sub-processor alla pagina /legal/sub-processors.

Il Data Processing Agreement (DPA) è disponibile su richiesta. In caso di conflitto, prevalgono i documenti contrattuali tra Kulmin e l'organizzazione cliente.

Per domande sulla privacy o per l'esercizio dei diritti dell'interessato, l'utente può contattare l'amministratore dell'organizzazione Kulmin all'interno della propria azienda (in qualità di Titolare del trattamento) oppure il supporto Kulmin tramite l'applicazione web.